資產密集型企業固定資產實物管理解決方案

▊項目背景

隨著企業的發展，企業固定資產也會越來越多，資產在管理方面存在數據分散、統計時間長，資產經常發生轉移時在帳面上不能及時反映，盤點工作量極大、信息反映不及時，從而導致資產重復購置，企業成本大幅增加，影響企業工作效率。因此，要改變原來的單純的財務核算和低效的手工管理的狀態，就有必要建立一套行之有效的管理體制和采用相應的信息化管理系統。

▊現狀分析：

l 帳帳不符。一般財務帳面只反映了某固定資產總值，而該固定資產卻對應了一批實物，在實物帳中對其分別進行管理，但財務帳和實物帳沒有建立一一對應的關系。另一方面，實物管理中發生了各種資產的日常變動，這些變動反映到了實物帳中，但由于財務帳和實物帳對帳的缺乏規范和有效提高效率的手段，導致財務帳不能反映固定資產的變動情況，財務帳信息失真。

l 帳實不符。由于固定資產實物變動管理過程不規范，實物的變動沒有及時反映到實物帳中。另一方面，盤點制度不健全，盤點工作效率不高，導致由于歷史原因沒有入賬或部分入賬的固定資產沒有有效納入實物帳的管理體系中。

l 資產盤點、清查效率低。在沒有利用有效的技術手段的情況下，資產的盤點由管理人員手工進行，費時費力，效率低下。

l 責任人管理機制不到位。由于管理未得到徹底落實,固定資產責任人未得到明確或是保管固定資產的負責人責任意識薄弱,對固定資產的管理工作就會不重視,產生更多的違規事件。

l 閑置固定資產未得到有效利用。閑置固定資產是指不需用固定資產,主要表現為閑置房地產及閑置電子設備等。閑置固定資產的產生,主要源于以下三種因素:一是內部整合產生的閑置,在進行機構改革的過程中,對部分部門進行了撤并,造成了撤并后資產的閑置;二是科技進步造成固定資產無形損耗而產生的閑置,這在電子設備的更新換代上表現得尤為突出。這些閑置固定資產占用了大量資金,需要積極加以盤活處置。

l 資產重復購置現象嚴重。由于缺乏合理的、有約束力的資產配置標準，和有效的數據分析的支持，以及資產購建資金來源的多樣性，目前我國企業單位固定資產的隨意購置現象和重復購置現象十分普遍，導致資產配置不合理。如許多企業單位缺乏健全的資產管理制度，購置固定資產時，沒有嚴格的審批制度和監管制度，領導在具體審批時缺乏相關的數據分析支持，存在購置的盲目性和隨意性。

l 無法建立動態的固定資產全壽命周期管理體系。由于缺乏必要的技術手段，依靠手工加EXCEL表格的方式無法建立一個對資產管理進行過程管理，并自動集成固定資產從購置、驗收、建卡、調撥、運維、報廢等全壽命周期檔案的管理體系。

l 缺乏協同工作平臺，資產管理各管理層級溝通不暢，效率不高。由于沒有建立一個好的信息化工作平臺，資產管理的數據分散，無法進行有效的信息共享，方便進行各種查詢和統計分析；資產管理的過程采用紙質流轉過程，審批繁瑣費時；缺乏有效的工作預警機制，導致工作延誤或遺漏。

▊建設目標

通過開展資產清查工作摸清家底，建立資產實物賬，保證賬實一致；保證資產的增減變動、使用維護時刻處于監控狀態；使資產物盡其用，實現資產實物精細化管理。

▊實施步驟

1. 資產清查方案的建立、資產盤點流程的確立；

2. 精細化現場資產盤點、規格型號、品牌、管理使用者、地點編碼、資產照片、存在狀態等多維度資產盤點；

3. 貼近資產管理系統，業務先行、系統落地，資產生命周期的檔案建立。

4. 資產清查衍生工作。資產調賬、報廢處置申請等一系列服務；

5. 嚴格清晰的資產盤點實施方法論，資產盤點過程真實、嚴謹、公正、客觀。資產盤點結果抽查確保有一個良好的效果。

▊實現價值：

1. 為不同類型的資產提供不同的資產卡片并輔以唯一的條碼“身份證”，建立全面的電子資產臺帳，使資產總量、分布及現狀一目了然，從而摸清家底、理順關系，明細資產流向，規避資產流失。建立一個集中的資產管控平臺。

2. “歸屬地管理、責任到人、誰使用、誰維護”，完善固定資產管理制度，實現資產的精細管理。

3. 及時維護、延長壽命，降低資產維修費用。

4. 優化盤點流程、時刻監控盤點進度，顯著提高盤點工作效率。

5. 利用條碼技術實現固定資產實物的實時跟蹤。

6. 資產日常變動流程規范化，員工辦理相關申領手續方便。

7. 填補管理盲點，如在建工程的資產管理及車輛、低值易耗品、辦公用品等管理。

8. 提供資產系統與其他系統的一體化處理。

▊成功案例：

l 中國長江三峽集團有限公司

l 三峽金沙江川云水電開發有限公司

l 長江三峽通航管理局

l 中國長江電力股份有限公司

l 三峽金沙江云川水電開發有限公司